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HR Officer/Payroll - 10/09/19

LE DESCRIPTIF REND COMPTE DE FACON EXPLICITE LA FONCTION QUI DOIT ETRE ACCOMPLIE PAR LA PERSONNE CONCERNEE ET MENTIONNE LES ASPECTS PRINCIPAUX DE SES MISSIONS. LES TACHES ET RESPONSABILITES PRESENTEES DANS CE DESCRIPTIF NE SONT PAS EXHAUSTIVES. Objectifs du rôle Coordonner différents aspects des projets et des procédures RH, réalisation du Payroll, personne de contact pour les collaborateurs, représentation des valeurs, vision et mission de l’entreprise. Responsabilités et activités clés ADMINISTRATIF Faire les entrées/sorties des fixes, des étudiants et des stagiaires, gérer les dossiers personnels, encoder les nouveaux collaborateurs dans Level 5 (logiciel de paie de partena) et protime (logiciel de pointage), classement des documents dans les dossiers personnels, faire tout type d’attestations, rédiger des courriers/courriel aux différentes institutions (mutuelles, onem, …), Courriers CCT 90. RAPPORT Faire différents rapports pour la département finance et pour la DRH en vue de la préparation au CE ( HR Cockpit, FTE-équivalent temps plein). CHOMAGE ECONOMIQUE Encoder le 1er jour du chômage économique, notifier les périodes possibles de mise en chômage économique et afficher les travailleurs susceptibles d’être mis en chômage. Vérifier les périodes de carence, distribuer les papiers C.3.2 du chômage, sortir les statistiques du CE et entretenir la procédure chômage économique s’il y a des changements. COMMUNICATION INTERNE Tenir à jour les valves, Faire les différentes affiches Préparer les documents pour le CE et le CPPT avec la/le DRRH MEDICAL Gestion des certificats médicaux, gestion des visites médicales de reprise, de réintégration ou de réévaluation, annuelles au sein de l'hôtel et aux centres mensura, factures Mensura, Vaccins contre la grippe etc. EMBAUCHE : Création de contrat (Formulaire de recrutement, avenant au contrat) Gestion des interruptions de carrières (crédit temps, congé thématique, réduction volontaire de temps de travail). PAIE ADMINISTRATION ET SOUTIEN DRS, Document revenus et autres…. Récap paiement des stagiaires à envoyer à la comptabilité une semaine avant la fin du mois Gestion des dossiers saisie (courriers) et encodage de la saisie dans L5 (Level 5), explication de la fiche de paie et toutes demandes concernant la paie auprès des travailleurs Problèmes de compteurs Protime : vérification avec le chef de service PREPARATION PAIE Suivi de Protime (outil de pointage) –anomalies (horaires – jours d’absences-erreur de pointage …) Introduire les données dans L5 (Level 5) • Entrée • Sorties • Repas • Transport (voiture – vélo – stib-sncb) • Changement de temps de travail, congé thématique, crédit temps • Vacances d’anciennetés contrôler la liste 5-10-15-20 ans et modifier compteurs • Tips – Porterage • Voitures de société • Upsell • GSM- PC-Internet • Parking • Avances autres que légales • Frais forfaitaires • Montants négatifs du mois précédent • Saisies • Activa • CCT 90, PROTIME (logiciel de pointage) Suivi de Protime – anomalies (horaires – jours d’absences-erreur de pointage …) PAIE Gestion des différentes anomalies dans Protime, Injection des données dans L5 Check des données injectées, lancer le programme complément chômage, et heures de nuits, envoyer les pointages de Protime vers L5 et dernier contrôle des informations transférées. Gestion des calculs des sorties (solde JF, HS à récupérer...) AVANCES Payées le 15 du mois aux ouvriers. Remplir les montants en fonction des présences dans Protime. Lancer le programme Partena et envoi de la demande de paiement à la banque. Gérer les demandes d’avances Cash (compléter le formulaire de demande et assurer le suivi auprès de la compta pour paiement). GAM/Journaux de paies Vérification des données avec les montants du GAM/journaux de paies pour : Salaires, avances, Tips, Saisies, nets négatifs…. CORRECTIONS DE PAIE Correction en fonction des demandes • CPE refusé • AT refusé ou accepté • Certificat de maladie de dernière minute • Erreur dans l’imputation des absences Protime ex : AA en RI RAPPORT POST PAIE ET RECONCILIATION Rapport pour le département Finance, suivi des nets négatifs à récupérer, saisies sur salaires…. PRIME DE FIN D’ANNE Calcul à partir de la deuxième semaine de novembre – paiement mi-décembre (à voir avec Partena) VACANCES EMPLOYES Encodage et vérification des attestations de vacances des nouveaux entrés, Calcul en mai par Partena MISE A JOUR L5 EN JANVIER • Jours de vacances • Jour de vacances d’ancienneté • Heures supp en fonction de Protime MISE A JOUR PROTIME EN JANVIER • Compteur vacances • Compteur solde vacances de l’année précédente • Compteur vacances d’ancienneté • Compteur solde des vacances d’ancienneté • Compteur heures à récupérer, transfert de l’année précédente • Compteur JF • Compteur solde JF Durant l’année : Gérer les OUT, prolongation de contrat, mise à jour des compteurs pour les nouveaux collaborateurs et mise à jour des procédures qui couvrent les responsabilités Payroll Responsabilités financières Savoir faire des PO, Contrôler le budget Intérimaires, Respecter le budget HC et FTE, Validation des factures,

Type:		Job		Type contract:		Onbepaalde duur
Plaats:		Brussel		Contract:		Voltijds
Ervaring:		3 tot 5 jaar		Taal:		Frans Nederlands Engels
Vereiste vaardigheden:		• Savoir-Faire : Rigoureux et précis, respect des règles et des procédures, suivre la législation sociale, savoir prendre de bonnes décisions, avoir un bon esprit analytique et être innovant, avoir un bon sens de la communication de manière générale, être ouvert, avoir le sens des relations humaines et de la gestion des conflits, savoir gérer ses priorités • Savoir-Etre : garder son calme et être posé, avoir un ton adapté à la situation, être une référence en matière de support, avoir de l’empathie, savoir bien expliquer les choses (pédagogue), être à l’écoute et avoir l’envie d’aider et de trouver des solutions en cas de besoin • Qualifications : Bachelor ou Master en Management des Ressources Humaines, expérience minime de 5 ans en coordination RH, expérience minimum 3-5 ans en Payroll Général • Se conformer au Règlement de Travail de l'Hôtel • Se familiariser avec les valeurs de l'entreprise et les comportements désirés • Accomplir les tâches demandées et dirigées par le manager en poursuivant la réalisation de l’objectif de l’entreprise

Het bedrijf

Bedrijfsgegevens:		Steigenberger Wiltcher's hotel 5 étoiles Steigenberger Wiltcher's "Steigenberger Wiltcher's Avenue Louise 71 1050 Bruxelles
Website van het bedrijf:		http://welcome.deutschehospitality.com/en/welcome/ https://www.steigenberger.com/en/hotels/all-hotels/belgium/brussels/steigenberger-wiltchers
Bedrijfsomschrijving:		The Steigenberger Wiltcher's is located behind a historic facade and forms part of the Wiltcher's Complex in the elegant surroundings of Avenue Louise. The five stars hotel has 267 rooms including 40 suites and a Royal Suite. Our Meeting & Banquet facilities cater for up to 600 persons across 13 conference rooms. All our guests have also an access to the Beauty Centre & Spa, Aspria Avenue Louise.
Aanbod, voorwaarden en voordelen:		Un repas offert par jour à la caféteria + remboursement des frais de transports. Autre avantages selon profil
Verstuur CV (en motivatiebrief):		envoie cv et lettre de motivation à : hrbrussels@steigenberger.com Sylvia Simar Directrice des Ressources Humaines hrbrussels@steigenberger.com hrbrussels@steigenberger.com